Urząd prowadzi ARCHIWUM ZAKŁADOWE, w którym przechowuje się następujące dokumenty:

I.

ADMINISTRACJA

II.

OŚWIATA SZKOLNA

Zasady korzystania z akt są określone w rozdziale VI instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta i Gminy w Sędziszowie.

WYCIĄG Z INSTRUKCJI

ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA

ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Rozdział VI – Udostępnienie i korzystanie z akt.

ŧ 10.

1.

Udostępnienie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych, tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.

2.

Udostępnienia akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt, wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisana przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt.

3.

Udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4.

Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartonową zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnienia akt. Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.

5.

Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępnienia w obecności osoby zwracającej akta.

6.

W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.

7.

W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:

1)

Prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół który podpisuje również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce.

2)

Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociąga go do odpowiedzialnośći.